Frivilligpolitik

 

Alle, der arbejder frivilligt i regi af Arctic Winter Games 2016, er omfattet af de retningslinjer, rettigheder og pligter, som fremgår af denne politik.

 

 

Frivillig for AWG2016

AWG2016 bliver det største arrangement af sin art i Grønlands historie. Det kan ikke lykkes uden frivillige, og derfor er de frivillige uundværlige. De frivillige løfter en masse vigtige opgaver og gør, at AWG2016 bliver en succes. Derfor er der behov for rammer og procedurer for at skabe sikkerhed og sikre rettighederne for frivillige og deltagere.

Formålet med denne frivilligpolitik, er at beskrive hvad man kan forvente som frivillig for AWG2016, hvad der forventes, hvad man får ud af arbejdet samt retningslinjer for arbejdet for AWG2016.

 

 

Etiske retningslinjer for AWG016 Host Society

AWG2016 ønsker at skabe forhold, der sikrer at alle involverede er engagerede og nyder at arbejde for AWG2016. Det er essentielt at vi respekterer hinanden, opretholder en positiv tone og har en anerkendende tilgang til vores medarbejdere.

 

Host society - frivillige, ansatte og bestyrelsesmedlemmer - er i deres arbejde for AWG2016 underlagt følgende etiske retningslinjer:

• Tavshedspligt

Ansatte og frivillige i AWG2016 har tavshedspligt og må ikke videregive informationer, som de har fået gennem det frivillige arbejde for AWG2016, når informationerne ikke er tilgængelige for offentligheden.

• Konflikthåndtering

Konflikter skal løses internt i Host society. Opstår der i komitéarbejdet en konfliktsituation, der ikke kan løses på egen hånd, skal man kontakte komitéformanden eller den medarbejder i AWG2016 sekretariatet, der har ansvaret for det pågældende område, for at få hjælp til at løse problemet.

• Ligestilling

Alle der tager del i AWG2016 behandles ligeværdigt.

• Brug af AWG2016-midler og navn

Betroede genstande, køretøjer, ejendom og andre midler, der tilhører AWG2016, må kun benyttes i forbindelse med arbejde for AWG2016.

 

AWG2016s navn må ikke misbruges til at opnå rabatter i forbindelse med indkøb af personlige genstande, eller på anden måde sikre sig privilegier som den frivillige/ansatte ikke er berettiget til. 

 

Det er vigtigt at alle i AWG2016s arbejdsstyrke er bevidste om og lever op til vores etiske retningslinjer.

 

 

AWG2016s værdier

Det er vigtigt for os i AWG2016, at folk der er frivillige i forbindelse med AWG2016 kan tilslutte sig AWG2016s værdier:

• Fællesskab - At tage del i forskelligartede, inkluderende og farverige aktiviteter i lokalsamfundet på tværs landegrænser i den arktiske region, hvor alle kan være en del af et meningsfuldt projekt, der genererer glæde.

• Nysgerrighed - Vi er en del af det arktiske samfund og er nysgerrige om hinandens ligheder, forskelle og hvad vi kan lære af hinanden.

• Mod - Gennem sport, kultur og fællesskab finder vi styrke og mod til at udvikle og sætte nye mål.

Der bliver brug for, at alle gør det, de er bedst til – sammen skaber vi et mindeværdigt AWG2016.

 

 

Hvem kan være frivillig?

Alle personer uanset køn, nationalitet, social baggrund, religion og handicap opfordres til at melde sig som frivillig til AWG2016. Der er allerede involveret frivillige på tværs af alder, baggrund og erhverv i de komitéer (link organisationsdiagram), der dækker arbejdsområderne for AWG2016 i det forberedende arbejde. Der er stor variation i arbejdet for frivillige og de frivillige får selv indflydelse på, hvilke arbejdsopgaver de kommer til at varetage (se Vejledning om registrering). Der er derfor noget for enhver smag. 

 

 

Kategorisering af frivillige

I AWG2016 er der forskellige grupper af folk, der arbejder for AWG2016 uden at få løn fra AWG2016: 

 

• Private frivillige: Private personer, der ønsker at bruge deres fritid på at gøre en ulønnet indsats for AWG2016.

• Studerende: Der er de studerende, som arbejder med AWG2016 som en del af deres studier. 

• Virksomhedsfrivillige: Virksomheder, der ønsker at tage et socialt ansvar og vil give deres medarbejdere mulighed for at deltage i frivilligt arbejde.

• Samarbejdspartnere: personer, som gennem deres hverv arbejder med specifikke opgaver/områder indenfor AWG2016, som naturligt er en del af deres arbejde og deres organisations ansvarsområde. Disse kan betragtes som samarbejdspersoner, som indgår i komiteer som f.eks. komitéen Infirmary i kraft af deres specifikke ansvarsområdet.

 

Frivillige vil dog kunne kategoriseres som værende en del af forskellige grupper. Eksempelvis er nogle virksomhedsfrivillige, men er også private frivillige i deres fritid.

 

 

 

Roller

I forhold til de forskellige former for roller og arbejde, der udføres af frivillige, er der lavet forskellige kategorier. Disse kategorier har at gøre med hvilken form for ansvar den frivillige har haft, perioden for den frivilliges engagement og den kompetenceudvikling den frivillige har gennemgået. Dette har betydning for den måde AWG2016 dokumenterer de frivilliges arbejde efter legene og den måde de frivillige vil blive anerkendt efterfølgende. De fire kategorier er:

• Chair of Committee/Co-Chair: Komiteformænd og næstformænd for AWG2016s komiteer før legene.

• Committee members: Medlemmer af AWG2016s komiteer før legene.

• Supporting volunteers: Frivillige som på forskellige måder har ydet en støttende indsats i forhold til AWG2016 sekretariatet (som ikke er tilknyttet en komite).

• Frivillige under AWG2016 legene: Frivillige der arbejder under AWG2016 legene inkl. dagene op til og efter i perioden 29. februar til 16. marts 2016.

 

 

 

Ungdomsfrivillige

Ungdomsfrivillige vil få mulighed for at blive en del af AWG2016 og opleve legene på nærmeste hold. For at beskytte ungdomsfrivillige er der lavet følgende ungdomspolitik:

• Aldersgruppe: Ungdomsfrivillige defineres som unge, der per d.29. februar 2016 er mindst 13 år og maksimum 17 år.

• Arbejdsopgaver: Der vil gælde særlige retningslinjer for ungdomsfrivilliges arbejdsopgaver og vagttider, der er afstemt med Arbejdsstyrelsens regler og bestemmelser for arbejde for unge under 18 år.

• Forældresamtykkeerklæring: Værge for ungdomsfrivillige skal aflevere en underskrevet forældresamtykkeerklæring og en samtykkeerklæring, som alle frivillige skal acceptere. (For vejledning se ’ Vejledning til udfyldning og indlevering af attester og erklæringer’.)

• Godkendelse af ungdomsfrivillige: For at sikre sikkerheden for frivillige og atleter skal alle på 15 år og derover have en ren børne- og straffeattest. Unge i alderen 15-17 år skal skriftligt give tilladelse til at AWG2016 kan indhente børneattester, mens værge til den unge skal give skriftlig tilladelse til indhentning af straffeattest (se ’Vejledning til udfyldning og indlevering af attester og erklæringer’).

• Beskyttelse af ungdomsfrivillige: Når ungdomsfrivillige tager vagter hos komitéer under AWG2016, vil komitéen være bevidste om den unges alder og der vil altid være voksne til stede under vagten.

• Deltagelse i arrangementer for frivillige: Ungdomsfrivillige vil være velkomne til alle arrangementer for frivillige, dog med visse restriktioner i henhold til deres alder. Alkohol vil ikke blive serveret til AWG2016 arrangementer.

 

 

Kompetenceudvikling - Kurser til frivillige

Kompetenceudvikling er et vigtigt element i samarbejdet med frivillige. Med et unikt projekt som AWG2016 er opgaverne i sig selv ofte nok til at løfte kompetenceniveauet hos den enkelte. Men der vil i mange tilfælde være behov for at tilbyde kurser og lignende, der hvor det ikke er muligt at skaffe nok frivillige med de nødvendige kvalifikationer. Det skal være med til at styrke den enkelte og samfundet som helhed.

Der bliver frem til legene i marts 2016 afholdt forskellige kurser for frivillige, blandt andet ved hjælp af online læringsforum. På AWG2016s hjemmeside, vil der løbende komme info om kurser.

 

 

 

Godkendelse af frivillige

Alle frivillige skal registreres i AWG2016s online database, i daglig tale kaldet GEMS. Frivillige der arbejder i perioden 29. februar-16. marts 2016, skal derudover have ren børne- og straffeattest, samt bære et badge med et personligt billede, når de laver frivilligt arbejde for AWG2016. Der indhentes ikke attester på frivillige, der alene arbejder som frivillige før eller efter AWG2016.

 

Nedenfor beskrives trin for trin proceduren for 1) hvordan frivillige registrerer sig, 2) hvordan børne- og straffeattester indhentes på personer, der skal være frivillige under AWG2016 legene, samt 3) udlevering af personligt badge.

For vejledning om registrering, udlevering af formularer og indlevering af underskrevne formularer til indhentning af attester, se ’Vejledning til udfyldning og indlevering af attester og erklæringer’ og ’Vejledning om registrering’.

 

 

 

Registrering

• AWG2016s frivillige tilmeldes gennem det online registreringssystem GEMS. Registrer dig her. (http://awg2016.gems.pro/). 

• Deadline for registrering: Sidste frist for tilmelding i GEMS systemet er den 31. januar 2016. Der tilskyndes dog til at frivillige tilmelder sig i god tid.

• Frivillige uden email: Frivillige, der ikke har en email, registrerer sig skriftligt via tilmeldingsblanketter og bliver kontaktet, eller henvender sig til Volunteer center.

• Registrering af ungdomsfrivillige – Forældresamtykkeerklæring: Efter registrering i GEMS skal værge for ungdomsfrivillige (link til afsnittet ’ungdomsfrivillige’) underskrive en forældresamtykkeerklæring og acceptere samtykkeerklæring for alle frivillige, der giver tilladelse til at den unge kan deltage som frivillig.

 

 

 

Attester - Screening af frivillige

For at sikre sikkerheden for deltagere og frivillige ved AWG2016, er der lavet følgende procedure for at sikre, at frivillige i perioden 29.februar – 16. marts 2016, har en ren børne- og straffeattest.

 

 

 

 

Grønland - Procedure for indhentning af attester

• Personer på 15 år og derover, som ønsker at være frivillige i perioden 29.februar – 16. marts 2016, skal efter registrering, skriftligt give tilladelse til, at AWG2016 kan indhente oplysninger ved politiet om deres straffe- og børneattest. 

OBS: Unge i alderen 15-17 år skal skriftligt give tilladelse til at AWG2016 kan indhente børneattester, mens forældre/værge skriftligt skal give tilladelse til indhentning af straffeattest på vegne af den unge. AWG2016 kan ikke være behjælpelig med at indhente samtykkeerklæringer fra forældre eller værge, men kun vejlede i udfyldning af attester.  (se ’Vejledning til udfyldning og indlevering af attester og erklæringer’).

• Underskrevne formularer, der giver tilladelse til, at AWG2016 kan indhente straffe- og børneattester, sendes løbende til henholdsvis politiet og rigspolitiet, der undersøger attesterne for kriminalretslige afgørelser i Kriminalregisteret. Herefter gennemgås attesterne af en advokat, der udarbejder en liste med navne på frivillige, der kan sikkerhedsgodkendes. AWG2016 vil således alene få oplysninger om, hvorvidt de frivillige kan sikkerhedsgodkendes.

• Da attesterne først kan indsendes til politiet i månederne op til AWG2016, godkendes frivillige først i perioden op til legene. AWG2016 modtager underskrevne formularer fra september måned 2015. Deadline for frivilligregistrering er 31. januar 2016.

 

 

 

 

Behandlings af fortrolige oplysninger

Frivilliges fortrolige informationer i forbindelse med indhentning af attester vil blive beskyttet gennem følgende procedure:

 

AWG2016 indsamler og videresender tilladelser til at indhente attester til politiet. En jurist vil få adgang til attesterne, der sendes fra politiet. AWG2016 sekretariatet vil derfor ikke gennemgå personligt data, men kun modtage en liste fra advokaten, med navne på personer, der kan/ ikke kan godkendes som frivillig. Frivillige vil kun modtage tilbagemelding på indhentning af deres attester, hvis de på baggrund af attesterne ikke kan deltage i legene som frivillige. Frivillige anses som godkendte med mindre de kontaktes af AWG2016 sekretariatet.

 

 

 

Iqaluit - Procedure for indhentning af attester og behandling af fortrolige informationer

For frivillige i Iqaluit gælder særskilte procedurer og regler i henhold til canadisk lov. Opdateres senere.

 

 

 

Udenlandske frivillige - procedure for indhentning af attester

Personer, der ønsker at være frivillige i Iqaluit, Kangerlussuaq eller Nuuk, som er statsborgere i et andet land end værtsnationen, og som ikke er beboere i Grønland eller Canada (Nunavut), skal aflevere attester svarende til børne- og straffeattest, fra deres hjemland. Det er alene den udenlandske frivilliges ansvar at indhente attester fra deres hjemland og sende dem til screening@awg2016.gl. Det er ikke muligt for udenlandske personer at blive frivillige uden at kunne dokumentere rene attester for AWG2016.

Udenlandske frivillige, der er beboere i Grønland eller Canada (Nunavat), skal følge den samme procedure for at blive godkendt som frivillig, som frivillige i værtsnationen.

 

Frivillige fra værtsnationerne der ønsker at være frivillige i Grønland eller Canada (Nunavat)

Frivillige fra Grønland eller Canada, der ønsker at lave frivilligt arbejde i den værtsnation, der ikke er deres egen, skal give tilladelse til indhentning af attester i eget land.

 

 

 

Badge

Frivillige i perioden 29. februar-16. marts 2016 skal bære et badge med et personligt billede for at få adgang til de områder, hvor de skal lave frivilligt arbejde.

I det online registreringssystem, GEMS, skal frivillige uploade et billede, som vil komme på deres badge. Frivillige, der ikke har mulighed for at uploade et billede, skal skrive til volunteer@awg2016.gl og vil derefter blive kontaktet.

Frivillige får udleveret deres badge på de obligatoriske infomøder (link til intromøder) for alle frivillige i februar 2016.

 

 

 

Intromøder

Alle der skal være frivillige i perioden 29. februar-16. marts 2016 skal deltage i et af AWG2016 infomøderne for frivillige, som vil finde sted i februar 2016. Der vil komme indbydelse per mail.  vil tøj og badge blive udleveret, og der vil blive videregivet diverse vigtige informationer. 

 

 

 

Anerkendelse af AWG2016 frivillige

De frivillige er helt essentielle for planlægningen og afholdelsen af AWG2016. Derfor er det vigtigt at anerkende de frivillige for deres arbejde. Dette har AWG2016 valgt at gøre på forskellige måder.

 

 

 

Arctic Winter Games 2016 frivilliguniform 

Arctic Winter Games 2016 frivilliguniform består af følgende dele: 

• AWG2016 Jakke 

• AWG2016 Vest

• AWG2016 Akkrediterings Badge

• AWG2016 Pin

Frivillige der arbejder de påkrævede 20 frivillige timer i perioden 29. februar – 16. marts har ret til en frivilliguniform. Uniformen vil blive distribueret til intromøderne for frivillige.

 

 

 

Frivilligfest

Efter AWG2016 afholdes der en takkefest, som alle AWG2016s frivillige er inviteret til.

 

 

 

Nomineringer

Under AWG2016 vil alle frivillige blive opfordret til at nominere andre frivillige som f.eks.: “gladeste frivillig”, “mest servicemindet frivillig”, “mest hårdtarbejdende frivillig”. Til frivilligfesten vil vinderne af priserne blive offentliggjort og vinderne modtager en speciel gave fra AWG2016. 

 

 

 

 

Dokumentation for det frivillige arbejde

De frivillige kan efter legene modtage et bevis for, at de har arbejdet frivilligt under AWG2016. Her skelnes mellem komitéformænd, komiténæstformænd, komitemedlemmer, frivillige under AWG2016 legene (i perioden 29.02 – 16.03 2016) og support frivillige. Hvis frivillige har gennemgået kompetenceudviklende kurser vil der også være dokumentation for dette. 

 

 

 

 

Volunteer Center 

For at de frivillige kan yde deres optimale og få en mindeværdig oplevelse ud af deres deltagelse skal der være gode rammer for deres arbejde. Rum for fællesskab og netværk. 

Volunteer Center er de frivilliges hovedkontor. Her kan de få informationer, assistance og bruge stedet til at arbejde og mødes. Komitéerne kan frem til legene bruge stedet som mødested. Under legene vil det være et center for servicering af frivillige generelt.

Adresse: 

AWG2016 VOLUNTEER CENTER 

Kuussuaq 17, B31 

3900 Nuuk

 

 

 

Hotline

I Volunteer Center vil der under legene etableres en Hotline for frivillige. Her kan frivillige henvende sig med spørgsmål.

 

 

 

 

Informationer til frivillige

Nyhedsbrev: AWG2016 sender fra september 2015 månedlige nyhedsbreve ud til tilmeldte frivillige.

Der vil løbende være forskellige information til frivillige på hjemmesiden.

 

 

 

Forsikring

Det er på eget ansvar at være frivillig. I forbindelse med det frivillige arbejde for AWG2016, er frivillige dog dækket af en erhvervsansvars- og arbejdsskadeforsikring. AWG2016 vil tage diverse forbehold for at forebygge tab og skade.

 

 

 

Retningslinjer i det frvillige arbejde

Nedenfor beskrives forhold som frivillige skal være opmærksomme på i det frivillige arbejde for AWG2016.

 

 

 

Kontakt til presse og interessenter

AWG2016 ønsker at skabe et bredt kendskab til AWG2016. Derfor påskønnes det, når frivillige ønsker at deltage i interviews i medierne, skrive opgaver om projekterne osv. Hvis frivillige kontaktes af medier, studerende eller andre, skal de koordinere deres udtalelse med formanden for den komite de er tilknyttet. Frivillige må kun udtale sig som frivillige medarbejdere, der er med til at løse bestemte opgaver, men f.eks. ikke politisk og ej heller generelt på vegne af AWG2016. 

AWG2016 anbefaler, at frivillige der oplever utilfredsstillende forhold af enhver art informerer om disse til organisationen, og forsøger at få dem løst her, og ikke gennem medierne.

 

 

 

 

Tavshedspligt

Alle frivillige i AWG2016 har tavshedspligt. Tavshedspligten betyder, at frivillige ikke må videregive fortrolige informationer, som de har fået gennem det frivillige arbejde for AWG2016. Der må heller ikke ske videregivelse af fortrolige informationer til andre frivillige eller aktive medmindre dette er sagligt begrundet i disses varetagelse af deres respektive opgaver.

 

 

 

 

Økonomi

Komitéformænd:

Komitéformænd kan ikke udføre økonomiske transaktioner uden skriftlig tilladelse fra den ansvarlige på området fra AWG2016 sekretariatet. Den skriftlige tilladelse til indkøb gives i form af en købsordre, underskrevet af den ansvarlige fra sekretariatet eller af en af de autoriserede personer. I komitéformandens fravær, autoriseres næstformanden med en fuldmagt få den skriftlige tilladelse fra den ansvarlige fra sekretariatet.

Andre komitémedlemmer og frivillige:

Andre komitemedlemmer og frivillige kan ikke udføre nogen form for finansielle transaktioner.

Udgifter vil ikke blive refunderet.

 

 

 

Ophavsrettigheder, patenter og brugsrettigheder

Alt materiale der udarbejdes for og med AWG2016, tilhører AWG2016 uden at AWG2016 skal yde vederlag derfor, herunder ideelle rettigheder og retten til at foretage ændringer af det udarbejdede. Fotografering eller videooptagelser af arrangementer eller frivillige, kan ligeledes anvendes af AWG2016 til promovering, afrapportering, markedsføring, og i enhver anden henseende, uden at frivillige kan modsætte sig dette, og heller ikke kræve vederlag for anvendelsen.

 

 

 

Bortvisning og afskedigelse af frivillige

Ved overtrædelse eller misligholdelse af AWG2016’s regler og retningslinjer, samtykkeerklæringen, landets love eller ved anden ureglementeret adfærd, der er i strid med AWG2016’s ånd og interesser, forbeholder AWG2016 sig ret til at afskedige eller bortvise en frivillig.

 

 

 

Kontakt

På hjemmesiden www.awg2016.gl findes yderligere vejledning til frivillige. Derudover kan frivillige kontakte os ved at skrive til:  volunteer@awg2016.gl, ringe til telefon +299 382016 eller besøge volunteer centeret